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疫情期間,不見面如何工作?

發布時間:02-14
過去我們都習慣到一個固定的場所辦公,比如辦公室。對客戶而言,固定的辦公場所使得他們能夠方便地找到你,從而提高他們對你的信任度,否則一個企業如果連一個固定的辦公場所都沒有,很容易讓人想到“皮包公司”。

但是,在面對突如其來的疫情時,固定的辦公場所無法發揮其作用,那么在這種情況下,我們又該如何在不見面的情況下開展工作呢?

不見面完成疫情上報

以疫情信息上報為例,一個企業,有幾百,幾千,幾萬,甚至十幾萬員工,作為管理者,我們怎么才能迅速了解到他們春節期間或者假期都到哪兒去了?接觸到哪些人?

按照傳統管理方式,這些情況會讓員工逐級上報信息,并且不太好統計或者效率非常低,尤其每天更新信息更是需要耗費大量的時間和人力成本。

但是,如果我們通過信息系統,制作出一套疫情采集表單,通過微信二維碼發給員工,那么大家用手機就可以很方便地完成填寫,而且后臺可以自動形成統計數據。

作為管理者,我們就可以在第一時間掌握企業所有員工的身體狀況,有沒有發燒的,隔離的,等等。在掌握了這些信息之后,管理者才能據此作出決策,哪些人員可以返工,哪些人員返工需要提前隔離,哪些人員先不返工。

這其實是我們日常運營中很重要的一個管理過程,在這個過程中所有信息都是在線完成的,不需要面對面接觸,且信息及時有效,能夠為管理決策提供支撐,也提高了決策效率。

不見面創造客戶

管理大師德魯克講過,一個企業最大的目標就是創造客戶。過去,我們可以面對面與客戶進行交談,但是在疫情期間,我們連客戶都見不著,該如何創造客戶呢?

從成本角度看,現在的年輕人,尤其是90后或00后,他們的生活方式已經非常在線化,比如吃飯的時候叫外賣,購物的時候網上下訂單。

也就是說,消費者通過線上和我們接觸。在這種情況下,企業就要有針對性地引導員工通過線上的一些技術手段、系統或平臺來捕捉客戶。

這種線上獲客方式還可以降低成本,因為過去我們要乘地鐵、開車或者利用其他交通工具去拜訪客戶,而現在,我們在線上就可以與客戶進行交流和溝通。

從渠道角度看,現在有很多短視頻平臺,如快手、抖音,這些視頻看似只是博你一樂,其實通過這種帶有娛樂性質的或者帶有一些個人興趣的傳播手段,可以幫助我們捕捉相應的客戶信息,從而跟進與他的線上交流。

因此,當你有一個好產品時,完全可以通過線上低成本捕捉客戶。

以餐飲業為例,以前我們到一個陌生地想品嘗當地特色飲食時,基本是打電話問問當地的朋友,或者曾經到過此地的朋友。而現在,我們通過大眾點評或者美團就可以解決了。

其實這就是從線上捕捉客戶的一個手段,這與傳統方式已經不一樣了。傳統的餐飲行業,過去只是把外賣作為輔助銷售手段,在疫情下,大家都不出門了,那么外賣就成為餐飲行業一個很重要的線上銷售手段。

通過外賣從線上捕捉流量的方式,獲取有意向的相關客戶的信息成本其實比線下低。但有些老板卻認為線上的成本高。高在哪兒呢?因為他們不善于利用各種各樣的手段。

如果企業只是用某個單一的手段去做線上推廣,如百度、京東或者天貓,那么支付的費用可能會越來越高。

但是,如果培養一些有線上推廣和運維能力的客戶經理,通過線上創造客戶,其實這個成本往往是更低的。

再比如,在疫情期間,我們可以將線下的很多市場活動、推廣活動改為線上直播的形式,這也可以節省大量的宣傳費用。

因此,借助線上技術手段,創造線上客戶是很十分便利,且成本相對較低,關鍵的“瓶頸”在于我們的思維還沒有從線下轉到線上,一旦完成這種轉變,銷售成本可以大大降低。

不見面完成打卡

很多企業都要求員工上下班打卡,打卡的目的是讓大家有一個計劃。

每天早上八點半,大家都來到公司一起工作;下午五點半工作結束后,大家各自下班回家。這是一種傳統狀態,其實現在打卡可以在手機上完成,包括釘釘、微信等很多工具都具備這個功能。

那么手機打卡和傳統打卡的區別是什么?

傳統打卡方式需要有個前臺,無論是指紋打卡還是人臉識別打卡,都在特定的地點完成。打卡之后,后臺自動記錄數據,人力資源部利用這些數據統計考勤,是請假、曠工或是出差,還需要進一步核實。

而手機打卡時,你的位置信息和打卡內容一并填上,這時信息就已經被統計到公司的數據庫里了。

當企業員工都集中在一處辦公時,指紋打卡、人臉識別打卡這種傳統方式不費事。但是,如果企業的員工分布在全國各地,就體現出手機打卡的優勢了。

手機打卡可把全國各地的員工信息統計到一個數據庫里。你幾點來的?幾點走的?來了之后干什么?或者到哪兒拜訪客戶了?拜訪這個客戶談了什么?這些東西都可以通過手機記錄下來。

有了這些信息,我們的管理成本就變低了。過去人力資源部需要有專門人員統計考勤信息,其實這個人并沒有創造什么價值,但是企業卻要為這個崗位支付工資成本。

員工是否到公司不重要,重要的是這個員工是否工作了,做了哪些工作,為誰在工作?而這些信息恰恰被管理者忽略了。

很多管理者習慣看到員工在辦公室,好像員工在辦公室就是在為自己工作了,但是他做了哪些工作,工作效率如何卻不得而知。尤其當管理著企業里100人、500人,甚至1000人以上的時候,你怎么知道每個員工的工作效果?

有很多企業通過自己的管理工具去統計和管理,比如說ERP(企業資源計劃)軟件、HR(人力資源管理)軟件或者CRM(客戶關系管理)軟件等。

但是ERP只是把物料信息、資金信息管理起來,而對人的行為信息,比如簽到及客戶經理拜訪客戶這樣的工作行為信息是管不到的。CRM是在組織管理中對銷售及客戶的信息管理,這些系統也有簽到管理,但簽到只是一個管理手段,不是管理目的。

管理的目的是這個員工為組織的目標做了哪些有效的事情,哪些無效的事情,組織更關心的是工作8小時的價值,而不僅僅是工作時間的多少和時段。

不見面完成會議

在企業里,開會是一個很重要的協同過程。開會的重要目的是討論及決策,是與會者達成共識的過程。

比如這個部門說這么干,那個部門說那么干,主管副總就要召開這兩個部門的協同會議,以便達成共識。

現在很多企業,尤其規模大一些的企業,領導每天都在開會,除了開會就是在去開會的路上,企業每年需要為這些大大小小的會議支付高昂的成本。

而且,企業中往往是成本越高的領導,會議越多,而工資較低的員工則在與客戶打交道,這樣就形成了信息不對稱,即開會的人不掌握一線信息,掌握一線信息的人又無法及時做出決策。

我們應該“讓聽見炮火的人決策”,讓決策的人擁有決策能力及決策需要的大量信息。如果這些基本思維和條件不具備,這種決策方式和成本便會更加高昂。

傳統開會經常是見面寒暄,只有開始時間,沒有結束時間,老板一般都是最后來,甚至會遲到,會議開到幾點不確定,導致與會人員的其他工作沒法安排。

而遠程會議通常直奔主題,包括幾個關鍵要素:會議的主題、議程、主持人、會議紀要、會議開始時間和結束時間,這可以有效避免傳統會議的弊端。

不見面的互聯網工作思維

過去很多人有疑問,為什么叫互聯網+時代,而不叫+互聯網?因為互聯網如果是個工具的話,應該是+互聯網,那為什么要叫互聯網+呢?

其實互聯網不僅僅是個工具,更是所有管理者和員工的一種思維方式。

在這種思維方式下,客戶和員工的大部分時間都在線上,針對這種狀態,我們如何進行管理?我們如何和他們遠程不見面也可以工作?其實這對管理者是一個巨大的挑戰。

企業中常見的工作,如報銷、簽訂合同、采購、生產、研發等等,都可以利用互聯網系統,不用見面,在線完成。此外,電子發票、電子簽名、電子印章等技術也已非常成熟,只是現在軟件的便利性還遠遠不能滿足客戶需求。

在不遠的將來,隨著5G、區塊鏈、云計算、人工智能的快速發展,不見面工作的趨勢會越來越普及。如果客戶和員工不見面的工作方式得以普及,我們每天工作3~4小時的效能完全可以超過在辦公室的工作效能。

那么,未來再出現什么疫情我們也不必恐慌,疫情將會被有效控制,因為政府、企業、個人等每個社會組織的信息交換成本、組織的管理成本都最低,疫情就不會這么大范圍影響我們的工作和生活。

當不見面的工作方式成為一種趨勢,成為一種需求,當各種技術手段已經具備,此時真正需要改變的是我們傳統的工作思維和對工作形態的認識。
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